Miasto i Gmina Przyrów - Klauzula informacyjna dotycząca obsługi wniosku o wydanie mLegitymacji OSP

Zgodnie z art. 13, a w przypadkach pozyskania danych z innych źródeł również z art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), przekazujemy poniższe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych.

Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych na etapie przyjęcia i obsługi wniosku przez gminę jest Miasto i Gmina Przyrów z siedzibą: ul. Częstochowska 7, 42-248 Przyrów - reprezentowane przez Burmistrza Miasta i Gminy Przyrów.

Inspektor Ochrony Danych

Naszym Inspektorem Ochrony Danych jest Cezary Suchan, z którym można się skontaktować poprzez adres email:  iod@przyrow.pl lub pod numerem telefonu: 505 232 147.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu:

• przyjęcia wniosku, sprawdzenia jego kompletności, zweryfikowania posiadania statusu strażaka ratownika OSP lub kandydata na strażaka ratownika OSP, wprowadzenia wymaganych danych do rejestru mLegitymacji OSP oraz obsługi sprawy związanej z wydaniem dokumentu mobilnego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 29 ust. 5–7 ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych;
• prowadzenia dokumentacji sprawy, realizacji obowiązków kancelaryjnych i archiwalnych oraz wykazania prawidłowości działania organu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisami kancelaryjno-archiwalnymi obowiązującymi Administratora;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, a także obsługi skarg, kontroli lub postępowań, jeżeli wystąpią – w zakresie wynikającym z obowiązków prawnych Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Zakres i źródła danych

Administrator przetwarza dane wymagane przepisami i niezbędne do obsługi wniosku, w szczególności: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL, dane jednostki OSP, nazwę gminy oraz informacje potrzebne do potwierdzenia statusu osoby uprawnionej.

Dane są pozyskiwane bezpośrednio od wnioskodawcy, a w zakresie weryfikacji statusu mogą pochodzić także z dokumentacji lub informacji właściwej jednostki OSP, dokumentacji pozostającej w dyspozycji gminy albo danych udostępnionych w systemie rejestru.

Jeżeli w systemie są widoczne fotografia lub dane techniczne dokumentu (np. numer, data wydania, termin ważności), gmina przetwarza je wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy.

Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą zostać ujawnione:

• Komendantowi Głównemu Państwowej Straży Pożarnej, będącemu odrębnym administratorem danych przetwarzanych w centralnym rejestrze mLegitymacji OSP;
• organom i podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, w tym podmiotom uczestniczącym – w zakresie wynikającym z przepisów – w technicznym udostępnianiu dokumentu mobilnego;
• podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi informatyczne, serwisowe, pocztowe, prawne lub archiwizacyjne – na podstawie umów i wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania tych usług.

Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do rozpatrzenia i obsługi wniosku oraz realizacji czynności związanych z mLegitymacją OSP, a po zakończeniu sprawy – przez okres wynikający z jednolitego rzeczowego wykazu akt, przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Okres ten może zostać przedłużony, jeżeli dokumentacja jest potrzebna do prowadzenia kontroli, postępowania albo ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• żądania usunięcia danych – wyłącznie w przypadkach przewidzianych w RODO; prawo to nie przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego lub zadania realizowanego w interesie publicznym.

Prawo do przenoszenia danych oraz prawo sprzeciwu nie mają zastosowania do przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Prawo wniesienia skargi

W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Obowiązek podania danych

Podanie danych wymaganych we wniosku jest obowiązkiem ustawowym. Niepodanie danych lub podanie niepełnych danych uniemożliwi zweryfikowanie uprawnienia, wprowadzenie wniosku do rejestru i wydanie mLegitymacji OSP.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Miasto i Gmina Przyrów nie zamierza przekazywać danych do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej. Gdyby sposób działania systemu uległ zmianie i takie przekazanie miało nastąpić, osoba, której dane dotyczą, zostanie poinformowana zgodnie z RODO.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W ramach czynności wykonywanych przez Miasto i Gminę Przyrów dane nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym do profilowania.

Informacja o odrębnym administratorze centralnego rejestru mLegitymacji OSP

Administrator rejestru

Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej, ul. Podchorążych 38, 00-463 Warszawa; e-mail: kancelaria@kg.straz.gov.pl.

Inspektor Ochrony Danych

Kontakt: iod@kg.straz.gov.pl, tel. +48 47 722 33 69 lub pisemnie na adres Komendy Głównej PSP.

Zakres roli

Po wprowadzeniu danych do centralnego rejestru Komendant Główny PSP przetwarza je jako odrębny administrator rejestru, a nie jako współadministrator z Miastem i Gminą Przyrów.

Dalsze informacje

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych w centralnym rejestrze, w tym o okresach przechowywania, odbiorcach i realizacji praw, przekazuje Komenda Główna PSP w swojej klauzuli informacyjnej.